取引先からメール送付された請求書、外部からの問合せ受付メールの管理、会員メールの他メンバーへの共有等、様々な用途で活用できます。
- 操作環境：
- OS：Windows 11
- Webブラウザー：Edge
- 使用プラン：Microsoft 365 Business Premium(試用版)
業務シナリオ整理
この例では、以下のような業務シナリオにもとづき、処理を実装します。
請求書受付用グループメールアドレスを用意するだけでは受信メールの確認漏れが発生するため、添付ファイル含めた受信メールをTeamsチャネルに自動投稿し、請求書担当者間で共有管理することで上記リスクを回避したい。
実装上の注意点
以下の通り、実装上の注意点を洗い出しました。
- 受信日時のタイムゾーン考慮
SharePointフォルダーに添付ファイルを保存する際、フォルダー名にメールの受信日時を使用する。Power Automate内のタイムゾーンは世界標準時のため、受信日時を日本時間に置き換えて使用する。 - フォルダー名の禁則文字の置換 (参考記事)
SharePointフォルダーに添付ファイルを保存する際、フォルダー名にメールの件名を使用する。フォルダー名に使用できない文字があると処理に失敗するため、ハイフン等の別の文字に置き換える。 - メール本文の改行コードの置換 (参考記事)
メール本文の改行コード「\r\n」がTeams投稿時に無視されるため、改行タグ「<BR>」に置き換える。 - Teams投稿メッセージのサイズ考慮 (公式記事)
サイズの大きいHTMLメールをTeamsに投稿する場合、サイズ上限超えで処理に失敗することがある。失敗時は本文プレビューを投稿する処理を追加する。 - Teams投稿アクションのHTML表示の不具合への対応
Teams投稿アクションの投稿内容をHTMLで記述すると、画面表示がおかしくなることがある。[データ操作(Data Operation)>作成]アクションでHTMLベースの投稿内容を定義し、Teams投稿アクションでこれを呼び出す形とする。 - ステップ名でのアンダーバー使用の回避(任意)
ステップ名にアンダーバーを使用すると、画面上半角スペースに見えて誤認識しやすい。関数内でステップを呼び出す際、ステップ名の記述誤りが発生しやすいため、代わりにハイフンを使う。
Teamsのチーム用意
システム管理者にてWebブラウザーよりMicrosoft Teams管理センターにアクセスし、左メニューの[チーム>チームを管理]を選択し、[追加]を選択します。
チームの名前(グループメールアドレスの@から左部分の値にもなるので要配慮)を入力し、[プライバシー]は[プライベート]を選択し、[適用]を選択します。
メンバーでは各請求書担当者を選択し、[適用]を選択します。
チームの作成が完了しました。
この後、このチームのグループメールアドレスで外部からのメールを受信できるように設定します。
Exchange管理センターにアクセスし、左メニューの[受信者>グループ]を選択し、図表3-2で作成したチームのグループメールアドレスを選択します。
[メンバー]タブを選択し、次の工程で作成するフローの実行者がメンバーに含まれていることを確認します(この例ではシステム管理者)。含まれていない場合は、下のリンク[すべてのメンバーの表示と管理]から追加します。
[設定]タブを選択し、全体設定の上二つのチェックをつけ、[保存]を選択します。
Power Automateによるフロー実装
Power Automateの画面にアクセスし、左メニューの[作成]を選択し、[自動化したクラウドフロー]を選択します。
トリガーの作成
フロー名を適宜入力し、検索欄に[Outlook]と入力し、[新しいメールが届いたとき(V3)]を選択し、[作成]を選択します。
[パラメーター]タブの詳細パラメーターを以下の通り設定します。
- ToまたはCC：payments@xxxxxx.com(前の工程で作成したチームのグループメールアドレス)
- 添付ファイルを含める：はい
- フォルダー：受信トレイ
*このフローに接続している受信者がメールの振り分け行っている場合、フォルダーは振り分け先フォルダーにします
変数の初期化
ここからは[+]アイコンよりアクションのステップを追加していきます。
ランタイムで[組み込み]を選択し、[Variable]を選択します。
[変数を初期化する]を選択します。
実装上の注意点の項番2の通り、禁則文字用の配列を定義します。
[パラメーター]タブの項目を以下の通り設定します。
- Name：prohibited-character
- Type：Array
- Value(関数)：createArray('"','*',':','<','>','?','/','\','|',' ','#','%',' ')
*Valueの配列の最後の要素はタブ文字です
また、ステップ名を分かりやすいものに調整した方が良いですが、実装上の注意点の項番6の通り、アンダーバーが半角スペースに見えるため注意が必要です。
同じ要領で、禁則文字を置き換えた後の件名を格納する変数を追加します(画面割愛)。
- ランタイム：組み込み
- アクション：Variable>変数を初期化する
[パラメーター]タブの項目を以下の通り設定します。
- Name：replaced-subject
- Type：String
- Value(項目)：件名
値の変換
メールの受信日時を日本時間に変換した値を求めます。
ランタイムで[組み込み]を選択し、[Date Time]を選択します。
[タイムゾーンの変換]を選択します。
[パラメーター]タブの項目を以下の通り設定します。
- Base Time(項目)：受信日時
- Source Time Zone：(UTC)Coordinated Universal Time
- Distination Time Zone：(UTC+09:00)Osaka,Sapporo,Tokyo
- Time Unit(カスタム)：yyyyMMdd-HHmmss
メールの件名の禁則文字を置き換えた値を求めるにあたり、禁則文字の配列を各々処理するアクションを追加します。
ランタイムで[組み込み]を選択し、[Control]を選択します。
[それぞれに適用する]を選択します。
[パラメーター]タブの項目を以下の通り設定します。
- Select An Output From Previous Steps(項目)：prohibited-character
メールの件名の禁則文字を置き換えた値を求めるにあたり、データ操作のための一時領域を追加します。
ランタイムで[組み込み]を選択し、[Data Operation]を選択します。
[作成]を選択します。
[パラメーター]タブの項目を以下の通り設定します。
- 入力(項目)：replaced-subject
メールの件名の禁則文字を置き換えた値を求めます。
ランタイムで[組み込み]を選択し、[Variable]を選択します。
[変数の設定]を選択します。
[パラメーター]タブの項目を以下の通り設定します。
- Name：replaced-subject
- Value(関数)：replace(outputs('作成-replaced-subject'),item(),'-')
添付ファイル有無の分岐の作成
Teams投稿内容について、添付ファイル付きのメールを受信した時のみ格納先リンクを表示します。この分岐を追加します。
ランタイムで[組み込み]を選択し、[Control]を選択します。
[条件]を選択します。
[パラメーター]タブの項目を以下の通り設定します。
- 対象(項目)：添付ファイルあり
- 演算子：is equal to
- 値(関数)：true
分岐内処理:false(添付ファイルなし)
ここからfalseの分岐内処理を設定していきます。
まず、実装上の注意点の項番5の通り、Teams投稿内容を格納する一時領域を追加します(画面割愛)。
- ランタイム：組み込み
- アクション：Data Operation>作成
[パラメーター]タブの項目を画面イメージの通り設定します。その際、本文は実装上の注意点の項番3の通り、改行コードの置き換えを行います。
- 本文(関数)： uriComponentToString(replace(uriComponent(triggerBody()?['Body']), '%0D%0A', '<br>'))
Teamsチャネルの投稿用アクションを追加します。
ランタイムで[標準]を選択し、[Microsoft Teams]を選択します。
[チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する]を選択します。
[パラメーター]タブの項目を以下の通り設定します。
- 投稿者：ユーザー
- 投稿先：Channel
- Team：payments
- Channel：General
- Message(項目)：前のステップで作成した一時領域
- Subject(項目)：件名
実装上の注意点の項番4の通り、投稿サイズ上限を考慮した失敗時の処理を追加します。
ランタイムで[組み込み]を選択し、[Control]を選択します。
[スコープ]を選択します。
[設定]タブを選択し、前のステップ名(この例では[チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する-false])を展開し、[失敗しました]のみチェックをつけます。
これにより、スコープ内に追加したアクションは、前のステップが失敗したときのみ実行されるようになります。
分岐内処理:false:失敗時(添付ファイルなし・投稿失敗)
図表4-15と同じ要領で、Teams投稿内容を格納する一時領域を追加します(画面割愛)。
- ランタイム：組み込み
- アクション：Data Operation>作成
[パラメーター]タブの項目を画面イメージの通り設定します。本文に関しては、今回は本文のプレビューを選択します。
図表4-16と同じ要領で、 Teamsチャネルの投稿用アクションを追加します(画面割愛)。
- ランタイム：標準
- アクション：Microfost Teams >チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する
[パラメーター]タブの項目を以下の通り設定します。
- 投稿者：ユーザー
- 投稿先：Channel
- Team：payments
- Channel：General
- Message(項目)：前のステップで作成した一時領域
- Subject(項目)：件名
一旦ここまで作成できました。
次の記事では、フロー作成のtrue(添付ファイルあり)の分岐内処理と、動作確認を進めていきます。
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