これによりユーザーのメールボックスの容量逼迫に対応できます。
- 操作環境：
- OS：Windows 11
- Webブラウザー：Edge
- PowerShell：ISE
- 使用プラン：Microsoft 365 Business Premium(試用版)
- Exchange Online PowerShell：V3
- プラン毎のデータ容量、アーカイブ有効化について
- Purview メールボックスアーカイブ用ポリシー作成
- Exchange管理C メール保存関連設定の変更
- Exchange Online PowerShell 自動拡張アーカイブ有効化
- ユーザー操作 Outlookメールボックスの状態確認
- おわりに
プラン毎のデータ容量、アーカイブ有効化について
長く組織でメールを使用していると、メールボックスの空き容量不足に悩まされる方もいらっしゃるかと思います。Exchange Onlineには、通常のメールボックス(プライマリーメールボックス)とは別に、アーカイブ用のメールボックスが用意されており、クラウド環境に大容量のメールを保管することができます。
公式記事によると、保管できるデータ容量は、365のプラン毎に異なります。この記事で使用しているMicrosoft 365 Business Premiumの場合は、プライマリーメールボックスが50GB、アーカイブ用のメールボックスが1.5TBとなります。
メールボックスアーカイブはデフォルトでは有効化されていないため、これを有効化する必要があります。
また、メールボックスのデフォルトのデータ保持ポリシーは、二年以上経過したメールをユーザーのプライマリーメールボックスからアーカイブ用のメールボックスへ自動的に移動するようになっています。これを望まない場合は、予め別のデータ保持ポリシーを適用しておく必要があります(*)。
さらに、アーカイブ用のメールボックスは有効化した直後の容量が100GBとなりますが、自動拡張アーカイブをオンにすれば最大1.5TBの容量を確保することができます。
この後、これらの設定方法を紹介します。
Purview メールボックスアーカイブ用ポリシー作成
WebブラウザーよりMicrosoft Purviewにアクセスし、[すべてのソリューションを表示する]を選択します。
[データガバナンス]の[データライフサイクル管理]を選択します。
サブメニューの[Exchange(従来版)>MRMアイテム保持ポリシー]を選択し、[Default MRM Policy]を選択します。
右側のリストの真ん中あたりに、[Default 2 year move to archive]という保持タグがあります。現状これが既定値になっています。
これを適用させないため、この例では[新しいポリシー]から別のポリシーを作成し、後ほどユーザーのメールボックスに適用します。
新しいポリシーでは、個人のメールボックス対し、メールの削除とアーカイブを自動で行わない既存の保持タグを選択してみました。
一点補足します。
類似設定として、左メニューの[ポリシー>アイテム保持ポリシー]があります。従来版との違いは以下の通りです。
- 共有メールボックスやSharePoint等の保持ポリシーも設定できる
- メールのアーカイブ移動に関する設定がない
公式記事ではこちらの設定メニューの使用を勧めていますが、メールのアーカイブ移動に関しては従来版を使用する、となっていました。
Exchange管理C メール保存関連設定の変更
Microsoft Exchange管理センターにアクセスし、左メニューの[受信者>メールボックス]を選択し、ユーザーを選択します。
右側に表示された設定項目の[全般]タブにある[メールアプリの設定の管理]を選択します。
[POP]を[無効]に変更し、[保存]を選択します。
続けて、[メールボックス]タブを選択し、[メールボックスポリシーの管理]を選択します。
[アイテム保持ポリシー]を前の工程で作成したポリシーに変更し、[保存]を選択します。
続けて、[その他]タブを選択し、[メールボックスアーカイブの管理]を選択します。
[メールボックスアーカイブのステータス]を[有効]に変更し、アーカイブメールボックスの名前を適宜入力し、[保存]を選択します。
Exchange Online PowerShell 自動拡張アーカイブ有効化
自動拡張アーカイブの有効化はWeb画面ではなくPowerShellでの作業になります。前の記事の工程1で紹介したExchange Onlineへの接続を実行した後、以下コマンドを実行します。
- User Aaaさんのメールボックスについて、自動拡張アーカイブを有効化する：
Enable-Mailbox user.aaa@xxxxxx.com -AutoExpandingArchive
- User Aaaさんのメールボックスの自動拡張アーカイブの有効化状況を確認する：
Get-Mailbox user.aaa@xxxxxx.com | FL AutoExpandingArchiveEnabled
なお、上記画面の一行目はメールボックスアーカイブの有効化をPowerShellで実行した場合のコマンドです。
ユーザー操作 Outlookメールボックスの状態確認
数時間経ってから、ユーザーのメールボックスを確認してみます。
左ツリーの下部に、プライマリーメールボックスとは別に、[インプレースアーカイブ]というメールボックスが表示されるようになりました。
なお、プライマリーメールボックス内の[アーカイブ]フォルダーは、あくまでもプライマリーメールボックス内のものでインプレースアーカイブとは別のものとなります。
おわりに
Exchange Onlineのメール容量はプラン毎に細かく違いがあり分かりにくいですが、組織内のメールの活用度合いを踏まえて組織に合ったプランを選択しましょう。
データ保管にはお金がかかりますので(高額なプランへの変更やオプション追加)、組織全体に適用するのではなく、メールの空き容量がひっ迫しているユーザーから順次アーカイブを有効化するという展開の仕方もお奨めです。
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